Pubblicato in: Abitare la rete, Istruzioni per l'uso, Per lavoro e per diletto

Che stress trovare un giorno per la riunione che vada bene per tutte!

A chi di noi è capitato di dover stabilire un giorno per una riunione di redazione, di direttivo o di lavoro in generale lo sa. Prima di trovare una data utile per tutte le convocate bisogna passare per un fitto scambio di mail che fa perdere tempo e spesso anche il filo dei giorni più ‘quotati’.  Uno stress che si può alleviare grazie a Doodle.

In questo post offro una possibile soluzione per scegliere tra diverse date un giorno che sia buono per tutte sprecando due sole mail.

Doodle è una mano santa da usare direttamente online e permette di inviare a diverse persone un link che approda ad una pagina dove esprimere le proprie preferenze rispetto a diverse date.

Doodle in 3 mosse

Ecco come semplificare l’organizzazione:

  1. Chi si occupa di impostare le date dovrà inserire titolo dell’evento, luogo dove si svolgerà, descrizione, nome e mail così da poter gestire il calendario e soprattutto ricevere il link da inoltrare alle invitate.
  2. Il secondo passo è selezionare le date sul calendario, uno o più orari per ciascun giorno e infine da ‘settings’, se si vuole, si possono aggiungere diverse opzioni come dare la possibilità di una sola scelta a ciascuna partecipante.
  3. A questo punto si clicca su ‘invia’ e si ricevono due mail: una contiene il link da inviare alle invitate con il calendario e l’altra il link per gestirlo se necessario. Il link si può anche condividere su facebook o twitter nel caso di eventi moooolto allargati.

Le partecipanti dovranno solo inserire nome, preferenza ed eventuali commenti. Nel nostro caso, come si vede dall’immagine, avevo impostato l’1, il 3, l’11 o il 17 settembre come date per la riunione e le 10.00 o le 15.00 come possibile orario.

Il testo è quello inserito nella descrizione e cliccando sulla città dell’evento – ma si può inserire anche un indirizzo preciso – si accede alla mappa di google con tutte le indicazioni: una comodità in più per le partecipanti.

La schermata che appare alle partecipanti

Basterà poi fare la media delle preferenze e comunicare data e orario definitivi: con due sole mail risolveremo la questione ‘giorno buono per tutte’ risparmiando tempo e intasamenti di posta elettronica.

L’unica pecca è che diverse parti di Doodle non sono state tradotte in italiano e sono quindi in inglese ma la trafila è talmente intuitiva da far perdonare la svista.

P.S potrete sentir parlare di ‘doodle’ anche in un’altra web occasione: i doodles sono infatti quei meravigliosi capolavori che in alcune occasioni sostituiscono il classico logo di Google nella pagina della ricerca.
Ecco ad esempio il doodle dedicato a Edith Piaf

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Autore:

Classe 1977. Curo e coordino progetti online per università ed enti di ricerca. Attualmente gestisco sito e social network della Walden Technology e di iacobellieditore, piccola e interessante casa editrice indipendente. Lottare per anni con lo scarto fra ricchezza di idee e mancanza di fondi nel mondo della cultura mi ha portata a sperimentare soluzioni creative partendo dalla rete. Il mio blog Webpersignore, entrato in finale nel 2012 al premio DONNAèWEB, è nato da questa spinta e Cowinning ne è stato il frutto migliore.

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